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Come si gestiscono le fatture Facebook ads, relative alle campagne create per conto dei clienti? Ecco tre soluzioni a un problema comune a tutti i social media manager.

Se fai il social media manager o il community manager, con questo problema prima o poi dovrai farci i conti, a meno che tu non sia il mago di Facebook e decida di non sponsorizzare niente (in bocca al lupo).

Capita spesso, infatti, di confrontarmi con i miei colleghi rispetto alla gestione delle fatture dei facebook ads, perché in effetti non è così immediato, ma per fortuna a tutto c’è rimedio.

Esistono tre soluzioni al problema:

1. Anticipi tu, e fatturi al cliente;
2. Crei un account pubblicitario per ogni cliente;
3. Utilizzi l’account pubblicitario del tuo cliente.

Vediamo nel dettaglio cosa comporta ognuna di queste soluzioni al problema della gestione delle fatture degli ads su Facebook.

Fatture Facebook Ads: anticipi tu, e fatturi al cliente

Come sai, ognuno di noi ha un profilo inserzionista su Facebook, ma è evidente che lo utilizzino solo i gestori di pagine fan, per le quali eventualmente attivare delle sponsorizzate.

La prima cosa da fare è settare il profilo, inserendo i dati di fatturazione, quindi Ragione sociale, indirizzo, partita iva e così via.

In questa fase non vengono richiesti i dati di pagamento, che dovrai inserire in un secondo momento, in un’altra sezione della gestione degli ads.

Fatture Facebook Ads intestate a te e non al cliente

Cosa succede quando utilizzi il tuo profilo inserzionista per creare ads per le pagine che gestisci per i tuoi clienti?

Semplice, le fatture sono intestate a te, non al cliente.

Questo comporta una serie di problemi, in particolare quando tu crei più ads per più pagine di clienti differenti.

Si, perché se lo fai per un solo cliente, allora il problema è più semplice da risolvere, perché sulla fattura ci saranno riportati solo i costi sostenuti da quel cliente.

Se, invece, crei più campagne per più clienti, nella fattura ti ritroverai i dettagli delle operazioni effettuate, ma tutte in un unico documento, e come puoi immaginare non puoi girare le fatture ai clienti contenenti informazioni su tutti gli altri.

Bene, e come si risolve?

Se hai un solo cliente per il quale fai ads con il tuo profilo, puoi tranquillamente scaricare le fatture da Facebook e allegarle ad una fattura tua, all’interno della quale devi riportare l’importo speso per gli ads, ricordandoti di indicare, nella descrizione, RIMBORSO ADS FACEBOOK.

È molto importante scrivere “Rimborso”, perché in questo modo, in dichiarazione dei redditi, quegli importi non ti verranno calcolati come utili, perché di fatto si tratta di un anticipo di cassa.

Se, invece, usi il tuo profilo per più pagine di proprietà diverse, allora non puoi allegare le fatture di Facebook ma, al massimo, degli sreenshot legati alle operazioni divise per pagine.

Purtroppo non è possibile scaricare dei report in base alle pagine da questa sezione, né differenziare le fatture, ma puoi fare uno screenshot in modo tale che il cliente sappia che hai speso Tot per fare X campagne, che sono indicate (almeno quelle).

Quando conviene optare per questa soluzione?

Quando i tuoi clienti non hanno un profilo Facebook, non hanno (o non vogliono fornirti) una carta di credito o di debito, non hanno un account paypal.

Oppure – ed è molto frequente – il cliente ti dice “fa’ tu”.

Il problema che ti troverai ad affrontare in questi casi, però, è la gestione dell’IVA e la registrazione al VIES.

Vediamo insieme di che si tratta.

Fatture Facebook Ads: gestione IVA e VIES

Come probabilmente sai, Facebook ha una sede in Irlanda che gestisce la parte relativa agli Ads.

Le ragioni di questa scelta sono ovvie, in Irlanda il carico fiscale è molto basso, non è un caso che tutte le BIG della tecnologia abbiano spostato una parte del loro fatturato nel Paese dei folletti.

Questo cosa vuol dire?

Se la tua azienda si trova in Irlanda, ti verrà addebitato il costo dell’IVA al tasso vigente in quel Paese, ma se vivi in un altro Paese UE, beh… so’ cazzi.

Lo spiega Facebook in questa pagina di assistenza, e ti riporto di seguito uno stralcio per farti capire l’inculata.

Azienda con sede nell’UE che acquista inserzioni di Facebook a scopo commerciale:

Se la tua azienda ha sede nell’UE, ma al di fuori della Repubblica d’Irlanda, e acquisti inserzioni di Facebook a scopo commerciale, non addebiteremo l’IVA al prezzo delle inserzioni acquistate. Tuttavia, spetterà a te calcolare gli importi da versare nella tua dichiarazione IVA, applicando il tasso in vigore nel Paese in cui ha sede la tua azienda. Facebook non fornisce consulenza fiscale, pertanto ti consigliamo di contattare la tua agenzia delle entrate per maggiori informazioni su come compilare la tua dichiarazione IVA.

Cosa vuol dire?

Questa frase “spetterà a te calcolare gli importi da versare nella tua dichiarazione IVA, applicando il tasso in vigore nel Paese in cui ha sede la tua azienda” – tecnicamente si chiama “reverse charge IVA” – crea due problemi:

• Devi calcolare l’IVA sugli importi fatturati da Facebook, e versarla tu allo Stato Italiano calcolando l’aliquota vigente;
• Devi effettuare l’iscrizione al VIES, avendo Facebook sede fuori dall’Italia.

Come si procede?

Se sei un freelance, e operi in un regime agevolato, vuol dire che hai la fortuna di non dover gestire l’IVA sulle tue fatture, ma se acquisti ads su Facebook dovrai farlo lo stesso – e non puoi nemmeno portarla come costo sostenuto, devi pagarla e zitto!

Questo vuol dire che dovrai girare le fatture al tuo commercialista che, calcolando l’IVA da versare, compilerà il modello Intrastat e elaborerà quei fottuti F24 da pagare in silenzio.

Ma non basta, perché le fatture Facebook Ads vengono emesse da un Paese estero, appartenente alla UE, questo vuol dire che dovrai procedere con l’iscrizione al VIES.

Cos’è il VIES?

Non sono un commercialista, quindi mi limiterò a dirti che il Sistema VIES è “uno strumento elettronico per la convalida del numero di partita IVA degli operatori economici registrati nell’UE per le transazioni transfrontaliere di beni e servizi”.

Questa è la definizione che fornisce la Commissione Europea del VIES. Se vuoi approfondire, ti consiglio di consultare questa pagina.

In poche parole, se intendi effettuare transazioni commerciali con altri Paesi dell’UE, devi avere una partita iva autorizzata a farlo.

Puoi richiedere questa possibilità in fase di apertura della partita iva oppure in un secondo momento, attraverso la procedura telematica che trovi qui.

Essendo Facebook una società con sede in Irlanda, se vuoi acquistare i suoi servizi – quindi gli Ads – devi effettuare la registrazione al VIES.

Ti consiglio di ascoltare questo ottimo podcast realizzato da Merita Business, nel quale si spiega molto bene come funziona tutto quello che ti ho sintetizzato fin qui.

Ascolta “Fatture Facebook, Google, Amazon: IVA e aspetti fiscali per chi lavora con i grandi del Web” su Spreaker.

La verità? Questa opzione è da escludere, laddove possibile, perché sono più le rotture di scatole che i vantaggi.

Facebook Ads: crea un account pubblicitario per ogni cliente

Se pronunci l’espressione “account pubblicitario” vuol dire che stai nominando l’innominabile, il Voldemort del Social media marketing: il business manager di Facebook.

Devo ammetterlo, è fastidioso quasi quanto una emorroide, però è l’unico strumento che Facebook ci mette a disposizione, quindi incassiamo e portiamo a casa.

In effetti, se sei un professionista del settore o un’agenzia, e gestisci più pagine, il Business Manager è inevitabile, e dopo un po’ ci si abitua a tutto.

Come creare un account pubblicitario

Creare un account pubblicitario è molto semplice, basta andare nelle impostazioni del Business Manager e selezionare nel menù di sinistra “Account Pubblicitari”.

Di default il Business Manager impone un limite massimo di 3 account pubblicitari, e considerando il fatto che i precedenti già creati da solo non li puoi rimuovere ma solo disattivare, questo vuol dire che devi stare attento a quello che fai.

Per fortuna, dopo un po’, Facebook si è reso conto che questo limite era una cazzimmata, tipo mangiare il gelato o un panino con il Kebab di fronte alla vetrata di una palestra, e ha dato la possibilità, passando attraverso l’assistenza, di richiedere lo sblocco degli account pubblicitari.

Io l’ho scoperto grazie al mio amico e collega Andrea Termini di Social-mind, che ancora ringrazio.

Come richiedere lo sblocco degli account pubblicitari

Premetto che, stranamente, alcuni utenti non riescono a raggiungere la sezione dedicata all’assistenza, ma il percorso è il seguente: vai su facebook.com/business/resources/, e scorri in basso fino a quando non visualizzi la sezione “Ulteriore Assistenza”, che riporta due opzioni: Chiedi al Forum e Email. Scegli email.

La schermata successiva è (dovrebbe essere) la seguente:

Segui la trafila e richiedi l’intervento di un operatore, che ti chiamerà entro 48 ore. Devo dire che se hai culo e acchiappi quello bravo, il problema te lo risolve in tempi molto rapidi.

Creando un account pubblicitario per ogni cliente, cosa succede?

Succede che puoi inserire i dati di fatturazione, e la relativa modalità di pagamento, del cliente.

In questo modo, tu non dovrai anticipare nessuna somma e il cliente si ritroverà con le fatture intestate a lui.

Facebook Ads: utilizza l’account pubblicitario del tuo cliente

Se il tuo cliente è su Facebook, con un profilo che è anche amministratore della pagina fan che gestisci per lui, allora hai due soluzioni:

• Chiedere al cliente di aggiungerti al suo account commerciale (se non usa il BM);
• Richiedere l’accesso al suo account pubblicitario (se usa il BM).

Nel primo caso, il tuo cliente dovrà andare in Gestione Inserzioni, accedere alle impostazioni del profilo inserzionista, e aggiungerti al suo account commerciale/pubblicitario.

In questo modo, accedendo al tuo profilo inserzionista, potrai selezionare in alto a sinistra quale account vuoi utilizzare per attivare una campagna di Facebook Ads.

Nel secondo caso, puoi fare procedere in due modi: puoi chiedere al tuo cliente che utilizza il Business Manager di aggiungerti come inserzionista all’account pubblicitario, oppure puoi richiedere tu l’accesso allo stesso.

Per richiedere l’accesso, avrai bisogno dell’ID dell’account pubblicitario del tuo cliente, quindi ricordati di chiederglielo.

Una volta ottenuto l’accesso, potrai attivare gli Ads direttamente utilizzando l’account pubblicitario del tuo cliente, senza doverti preoccupare né di anticipare dei soldi né delle fatture.

Tutto chiaro? Spero di averti fornito un contenuti utile per risolvere alcuni dubbi che ogni social media manager, prima o poi, deve affrontare.

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